Για τους ανθρώπους που δουλεύουν σε γραφεία, το να γράφουν και να απαντούν σε emails είναι πλέον ένα μεγάλο κομμάτι της μέρας τους. Έρευνες στις ΗΠΑ έχουν δείξει ότι ο μέσος υπάλληλος γραφείου παίρνει περισσότερα από 100 emails την ημέρα.
Με δεδομένο πόσο σημαντικό είναι το email για την επαγγελματική μας επικοινωνία, είναι σημαντικό να τηρούμε τους κανόνες καλής συμπεριφοράς στην ηλεκτρονική μας αλληλογραφία αλλά και να φροντίζουμε ότι τα emails μας είναι ξεκάθαρα και αποτελεσματικά, γράφει η Suzy Welch, δημοσιογράφος και συνιδρύτρια του Jack Welch Management Institute, στο CNBC.
Σύμφωνα με την Welch, αυτά είναι τα τέσσερα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι περισσότεροι στα emails τους και θα πρέπει να αποφεύγονται:
1. Γράφουν κάτι ασαφές στη γραμμή του θέματος.
Το θέμα ενός email είναι μια βασική εισαγωγή στο μήνυμά σας και άρα θα πρέπει αυτό που θα γράψετε να σημαίνει κάτι. Επομένως είναι καλύτερα να αποφύγετε μονολεκτικά θέματα όπως Ερώτηση και πολύ περισσότερο το αρκετά συνηθισμένο Καλημέρα ή Γεια.
Να σέβεστε τον αποδέκτη σας, λέει η Welch. Η συμβουλή της είναι να δηλώνετε ακριβώς τον σκοπό του μηνύματος αλλά και να δίνετε μια αίσθηση του πόσο επείγον είναι αυτό. Για παράδειγμα μπορείτε να γράψετε: Ερώτηση για τις προσλήψεις: Επείγον.
2. Κοινοποιούν τους λάθος ανθρώπους.
Όταν στέλνετε ένα email, πρέπει να προσέχετε σε ποιον το στέλνετε. Εάν συμπεριλάβετε πάρα πολλά άτομα στους παραλήπτες, μπορεί να θεωρηθείτε απρόσεκτος ή και χειριστικός.
Μερικές φορές, κάνετε CC τους ανωτέρους σας σε μία όχι και τόσο καλυμμένη προσπάθεια να τους εντυπωσιάσετε ή κοινοποιείτε κάποια άτομα για να καλύψετε τα νώτα σας. Αυτές οι συμπεριφορές δεν ξεγελούν κανέναν. Να είστε προσεκτικοί, τονίζει η Welch.
3. Ξεχνούν να ξαναδιαβάσουν.
Είναι πολύ σημαντικό να ξαναδιαβάζετε τα πάντα πριν πατήσετε το κουμπί της αποστολής.
Πριν στείλετε ένα email πρέπει να το διαβάσετε και να βεβαιωθείτε ότι η γραμματική, η ορθογραφία και το ύφος του είναι σωστό, αλλά και να διασφαλίσετε ότι είναι σαφές και ξεκάθαρο. Θα σας πάρει πέντε λεπτά. Αφιερώστε τα, τονίζει η Welch.
4. Χρησιμοποιούν ακατάλληλους χαιρετισμούς.
Ο τρόπος με τον οποίο κλείνετε ένα email είναι η τελευταία εντύπωση που θα αφήσετε τον παραλήπτη. Για την Welch, αυτό είναι κάτι που απαιτεί σοβαρή σκέψη.
Κάποιοι χρησιμοποιούν απλά τα αρχικά τους, άλλοι το τυπικό Φιλικά, ενώ κάποιοι δεν γράφουν τίποτα, με την Welch να τονίζει ότι ειδικά αυτό είναι αγενές.
Η συμβουλή της είναι να επιλέγετε τον χαιρετισμό κατά περίπτωση, ανάλογα με το email.
Φράσεις όπως Ευχαριστώ για αυτή τη βοήθεια ή Στη διάθεσή σου για να μιλήσουμε για αυτό αύριο είναι σύμφωνα με την Welch κατάλληλες για emails προς συναδέλφους ή προϊσταμένους.
moneyreview.gr
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου